Livro de ocorrências O livro de ocorrência geralmente fica na portaria ou com o zelador e existe para auxiliar os moradores quanto a suas sugestões, observações e insatisfações referentes à área interna do condomínio que deverão ser revisadas pelo síndico, esperando-se um encaminhamento. Normalmente é ele quem estipula uma periodicidade e prazo para consultar e tomar decisão sobre o que fora registrado.
Mural de Informações Em geral, todos os condomínios têm um mural de avisos, informações e eventos no hall de entrada, elevadores ou em algum outro local com grande visibilidade. Essa ferramenta é interessante pois possibilita um fácil acesso e a releitura dos materiais divulgados. No mural podem ser tanto fixadas informações sobre a gestão do condomínio, quanto determinar o espaço para troca entre os moradores, como cursos e divulgar eventos.
E-mail Caso os proprietários tenham familiaridade com o uso do e-mail, é muito benéfico, pois garante opções como o envio de informativos periódicos, avisos, comunicação somente com o síndico, ou com mais integrantes em cópia. É interessante a criação de um email para o cargo de síndico, de forma a centralizar e não haver confusão na hora do envio, e também para se ter um histórico do que havia sendo feito em outras gestões. Também é preciso ter o e-mail atualizado de todos os moradores, de forma a organizar e preparar todos para o uso oficial do e-mail como ferramenta de gestão de condomínio.
Redes Sociais Caso o perfil dos moradores seja mais informatizado ou aberto à tecnologia, pode-se aderir à ideia de grupos em redes sociais, como Facebook e WhatsApp. Dessa forma a troca se torna simultânea, agilizando a visualização e encaminhamentos, e ainda aproxima os moradores. Todavia, é preciso atentar para que haja foco na gestão de condomínio, não prevalecendo assuntos pessoais.
Caixa do Síndico Alguns condomínios utilizam uma caixa, similar à caixa de correio, de uso exclusivo do síndico para armazenar reclamações, dicas, solicitações, e afins, e com periodicidade, o síndico revisa a caixa para conferir o que foi dito e fazer os devidos encaminhamentos.
Aplicativos para gestão de condomínio Outra opção que vem ganhando bastante popularidade, sobretudo em condomínios maiores, são os aplicativos específicos para gestão de condomínios. Assim como as redes sociais ou o e-mail, os aplicativos necessitam que os condôminos tenham certa familiaridade com a tecnologia ou estejam dispostos a aprender. A principal vantagem desse tipo de ferramenta é que ela engloba todas (ou muitas) das citadas anteriormente, além de limitarem um ambiente exclusivo para assuntos do condomínio, sem o risco de confusão entre o tempo destinado às atividades de síndico e o tempo pessoal.